Casos de Éxito ERP

Situada en la ciudad de Mérida, Yucatán, Llantamaya S.A. de C.V. se funda el 5 de noviembre de 1981, dedicándose desde sus inicios a la comercialización de llantas y a los servicios de mantenimiento en alineación, balanceo, montaje, amortiguadores, suspensión, lubricación, afinación y frenos de vehículos automotores.

En 1988 la empresa inicia un proceso de expansión hacia los estados de Quintana Roo, Campeche y Tabasco, como todo crecimiento, esa decisión implicó la búsqueda de un Sistema ERP que le ayudara a gestionar sus procesos administrativos, operativos y comerciales.

En un principio un ingeniero en sistemas desarrolló internamente un sistema modular donde utilizaban facturación, cartera, inventarios y programas independientes que compartían información entre sí.

Toda la parte administrativa de la empresa utilizaba un programa diferente; después de llevar a cabo las operaciones comerciales, éstas se registraban, por lo que la información no estaba al día ni disponible. Para conocer la información de ventas y operaciones integradas, se debía esperar una semana al finalizar el mes para así tener los resultados completos.

Con el paso de los años y el crecimiento que tuvo Llantamaya, llegó la imperiosa necesidad de un Sistema de Gestión ERP que integrara toda la información de la empresa en un mismo lugar y que todas y cada una de las operaciones estuvieran relacionadas entre sí. Los procedimientos que se realizaban y los tiempos que se manejaban, atrasaban las operaciones de la empresa.

Con el sistema modular en caja, para conocer alguna información determinada, era necesario salir del módulo para acceder a otro, alentando los procesos. El seguimiento de las ventas mensuales se realizaba con mucho esfuerzo, la información se concentraba en un lado y se comparaba con el presupuesto, repitiendo esta operación mensualmente.

En el 2012 inician las pruebas piloto del sistema ERP de ManagementPro en una de las sucursales de Llantamaya; después de un año y medio ManagementPro se incorpora a todas las demás sucursales, implementándose en los estados de Quintana Roo, Campeche y Tabasco.

El personal estaba acostumbrado a un software de paquete; el temor al cambio estaba presente pues era complicado comenzar con un sistema integral nuevo y diferente. Implicó esfuerzos iniciales pero poco a poco los colaboradores se daban cuenta de los beneficios de trabajar con una herramienta administrativa como ManagementPro, liberando la presión y carga de trabajo de los usuarios del sistema, convirtiéndose así, en algo muy útil para Llantamaya.

Para Llantamaya, el Sistema ERP eliminó los reprocesos, redujo tiempos y esfuerzos, además indica a la dirección lo que se está haciendo, quién lo está haciendo y la hora exacta en la que se realiza; hoy por hoy, se cuenta con información actualizada, el Director General puede saber todos los días el detalle de sus operaciones y si los registros de gastos están capturados en tiempo y forma, con estados de resultados completamente actualizados. El Sistema de Gestión ayudó a programar y documentar los procesos en la organización para que todo tuviera un orden.

“La contabilidad dejó de ser una preocupación para la empresa en un 100%, en la cuestión operativa nos ha ayudado a complementar controles administrativos que antes no teníamos. Ahora, hacemos que las personas perciban que forman parte de un proceso, de una cadena laboral que se afecta o detiene si alguien no hace bien la parte que le corresponde”. L.A.E. Antonio Chami | Gerente de ventas comerciales de Llantamaya.

El licenciado Antonio nos comentó que lo que más ha beneficiado a Llantamaya es tener el costo en línea, saber el valor monetario del inventario en tiempo real ha sido algo revolucionario, lo que antes no se podía hacer. Las personas se volvieron mucho más ordenadas, ayudó a hacer el trabajo más eficiente y contar con personal altamente capacitado.

La importancia del ERP es ingresar toda la información, capturar todo lo que ocurra, lo que va marcando un ritmo de trabajo, esto ha significado un enorme progreso en la empresa. El proceso se agilizó para todas las sucursales, recibiendo en la matriz la información necesaria para optimizar tiempos y esfuerzos en las sucursales de todos los estados.

Otra sucursal de Llantamaya que se dedica a la renovación de llantas con hule precurado, también se ha beneficiado con la implementación del sistema ERP. ManagementPro brindó la posibilidad de utilizar la función de dos unidades de inventario, reflejando el proceso en el módulo de almacén de producto terminado, materia prima y producción en proceso, controlando las ventas de una manera óptima y efectiva.

El ERP de ManagementPro al ser altamente configurable, ha permitido conocer más a fondo la empresa y las operaciones que se realizan. En el departamento de contabilidad se incluye caja, proveedores y control de inventarios, todo el personal del departamento utiliza el sistema para revisar, cotizar, emitir reportes y realizar diferentes revisiones donde se pueden detectar errores a tiempo.

“Todas las áreas de la empresa, entre ellas la administración, están unificadas y logramos tener los resultados listos para la dirección. Estamos ahora en el momento justo en que empezaremos a cosechar los frutos del esfuerzo de implementación”. Pedro Azar -Contralor de Llantamaya.