Casos de Éxito ERP

La empresa trabajaba con tres sistemas: el primero fue un desarrollo propio, creado para controlar las operaciones de ventas y control de inventarios; el segundo se utilizaba para la contabilidad y el tercero para la administración.

Resultaba difícil sincronizar las actividades de las sucursales (Bacalar, Pisté, Tizimín, Kantunilkin, Santa Ana, Matriz y Fábrica) con el Cedis y la planta de trituración, no se podían capturar las compras ni generar reportes de clientes.

Trivasa buscaba un Sistema ERP que además de seguridad, brindara certeza en la información, agilidad de respuesta a las necesidades de los clientes, eficiencia en la parte de administración y contabilidad, mejor servicio al cliente, reportes analíticos y de resultados al momento.

El Consejo de Trivasa decidió que era momento de invertir en una solución que integrara todos los departamentos de la empresa; en la búsqueda que cubriera sus necesidades actuales y futuras, a finales de 2010 inicia el camino con las diferentes opciones de proveedores nacionales que ofrecían solución a sus necesidades.

En la presentación de ManagementPro, el contador Hernán Alcocer y los departamentos de sistemas, administración y contabilidad, apreciaron las funcionalidades del software a profundidad y las ventajas que podrían obtener; visualizaron que al implementar el Sistema ERP se podría contar con el análisis a detalle de inventarios y costos mínimos, ventas en las sucursales y producción controlada. El comité de selección se integró por cuatro áreas: Dirección General, Contabilidad, Administración y Sistemas.

"El gerente de sistemas Álvaro Dzib fue el lider del proyecto, esto ayudó a agilizar las cosas y destrabar el esquema cuando se otoroba" comentó el C.P. Hernán Alcocer.

Fue un proceso largo en la selección y decisión; después de seis meses, ManagementPro cumplió con todos los requerimientos solicitados, sobretodo en la adecuación del módulo de producción.

"El equipo de Managernentpro nos visitó, expuso los beneficios del sistema y nos ofrecieron ayuda en la implementación, además es una empresa establecida en el sureste, estábamos decididos a tener la herramienta robusto y pudimos acceder a un apoyo financiero", describió Hernán Alcocer, Director General.

En un principio la implementación resultó un poco difícil, ya que se imponía un cambio de paradigma, ajustarse a los nuevos procedimientos no fue sencillo, sobre todo después de hacer las cosas durante quince años de una misma manera. Tardaron de dos a tres meses en acoplarse al Sistema ya que fue un cambio radical.

Para lograr una implementación más ágil, la empresa se apoyó en ManagementPro, quienes resolvieron en todo momento las dudas surgidas, ya fuera por vía Messenger, Skype, cara a cara o por teléfono. Se mostró gran disponibilidad y paciencia para facilitar el entendimiento de los nuevos procesos. ManagementPro llevó de la mano implementación del nuevo sistema y la relación con el personal, se hizo todo de una manera ágil y directa para tener éxito en el proyecto.

ManagementPro realizó un gran trabajo para que al día de hoy, Trivasa esté utilizando el sistema Enterprise al 100% y obteniendo todos sus beneficios.

A dos años de trabajar con el Sistema ERP, el Consejo de Trivasa ha percibido que las sucursales son autónomas: facturan, aplican pagos, conocen sus niveles de inventario y ya no mandan trabajo administrativo a la casa matriz. El personal tiene tiempo para realizar actividades más productivas. La empresa redujo costos administrativos en un 13% y se han ahorrado más de 52 millones de pesos al año. De 2011 a 2012 aumentaron sus ventas al 20%.